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Was ist eine Virtuelle Assistenz und wie kann man es werden?

Geschrieben von: Gabriel Dulian

Zuletzt aktualisiert am: 4. Januar 2022
Shutterstock | fizkes
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Im digitalen Zeitalter wird der Ort, von welchem eine Arbeit aus erledigt wird, immer mehr zur Nebensache. So etablieren sich auch virtuelle Assistenten. Eine virtuelle Assistenz erledigt Aufgaben für seinen Auftraggeber eigenständig und über das Internet.

Die Zusammenarbeit zwischen virtueller Assistenz und dem Auftraggeber findet über digitale Informations- und Kommunikationstechnologien statt und ist daher unabhängig von dem physischen Aufenthaltsort der beiden Personen.

Was ist virtuelle Assistenz?

Ein virtueller (persönlicher) Assistent übernimmt bestimmte Aufgaben von einem Auftraggeber und erledigt diese über digitale Kommunikationssysteme, also virtuell. Diese Aufgaben können dabei von einfachen administrativen Tätigkeiten bis hin zu komplexen Projekten reichen.

Meistens lagert ein Auftraggeber Aufgaben aus, die nicht in sein eigentliches Kerngeschäft fallen oder in der Eigenausführung zu viel Zeit beanspruchen. Eine virtuelle Assistenz unterstützt ihre Kunden dabei, sich wieder auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Es handelt sich um eine externe Dienstleistung, die meist stundenweise abgerechnet und somit sehr flexibel eingesetzt werden kann. Durch die Ortsunabhängigkeit kann sich die virtuelle Assistenz auf bestimmte Kundensegmente oder Branchen spezialisieren, ohne räumlich in der Nähe dieser Kunden sein zu müssen.

Welche Aufgaben hat eine virtuelle Assistenz?

Die Bandbreite an Aufgabengebieten der virtuellen Assistenz ist sehr groß. Im Folgenden werden die häufigsten Tätigkeiten genauer beschrieben:

Kundenberatung

Anfragen von Kunden und Interessenten zu angebotenen Produkten und Dienstleistungen können viel Zeit kosten. Die Beantwortung von Fragen und die Beratung von Kunden und solchen, die es werden sollen, ist eine typische Aufgabe für eine virtuelle Assistenz.

Dazu gehören neben Beantwortung von Telefonaten und Emails auch die Bearbeitung von Reklamationen, der Versand von Zugangsdaten, technischer Support oder das Erstellen von FAQs.

Administrative Aufgaben

Zu administrativen Tätigkeiten für virtuelle Assistenten gehören zum Beispiel Recherchen, Pflege von Kundendatenbanken, Terminvereinbarungen, Kalender Management und Datenerfassung.

Aber auch stärker inhaltlich getriebene Themen wie die Erstellung von Präsentationen, von Stellenausschreibungen oder Businessplänen können an eine virtuelle Assistenz ausgelagert werden. Ebenso Übersetzung und Transkribierungs-Arbeiten und Korrekturlesung.

Grafik Design

Die grafische Gestaltung von Magazinen, Visitenkarten oder Präsentationen kann für Ungeübte eine Herausforderung sein. Virtuelle Assistenten können zum Beispiel bei der Erstellung von Druckvorlagen, der Gestaltung von Webseiten und Online-Anzeigen oder bei der Bildbearbeitung unterstützen.

Pflege des Social Media Auftritts

Damit die Social Media Accounts aktuell und belebt sind, bietet es sich für kleine und große Unternehmen sowie Influencer und Blogger an, sich Unterstützung durch eine virtuelle Assistenz zu holen.

Diese kann die Einrichtung und Pflege von Social Media Accounts übernehmen, indem sie Posts erstellt und teilt, Zielgruppen definiert und Beiträge vorplant. Auch bei der Beantwortung von Kommentaren und der Durchführung von Gewinnspielen kommen virtuelle Assistenten zum Einsatz.

Buchhaltung

Buchhaltung ist ein klassischer Outsourcing-Bereich, da dieser bei fast keinem Unternehmen zu den Kernaufgaben zählt. Virtuelle Assistenten können bei der Erstellung den dem Versand von Rechnungen unterstützen, Überweisungen tätigen, Zahlungseingänge und -ausgänge kontrollieren, Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten und an den Steuerberater übermitteln sowie Belege anfordern.

Da es hier um vertrauliche Daten handelt, kann eine langfristige Zusammenarbeit mit Vertraulichkeitsvereinbarung förderlich für gegenseitiges Vertrauen sein.

Marketing

Im Marketing-Bereich gibt es viele Aufgaben, die an eine virtuelle Assistenz ausgelagert werden können. Neben der Erstellung von Content für Newsletter, Blogposts und Webseiten, müssen diese Artikel auch in die entsprechenden Tools und Systeme eingepflegt werden. Listen von Abonnenten müssen gepflegt, Umfragen erstellt und Automatisierungen eingerichtet werden.

Videobearbeitung

Das Schneiden und Bearbeiten von Videos kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Für einen professionellen Auftritt macht es außerdem Sinn, diese Tätigkeit einem Spezialisten zu überlassen.

Virtuelle Assistenten, die sich mit Schnittprogrammen auskennen und Videos professionell bearbeiten können, finden in diesem Bereich viele Jobangebote.

Website Management

Für die Gestaltung und Pflege von Webseiten eigenen sich besonders virtuelle Assistenten mit Fähigkeiten im Bereich Content Management und Search Engine Optimization (SEO). Keywords müssen regelmäßig überprüft und angepasst werden.

Außerdem sollte es eine klare SEO-Strategie geben nach welcher die Webseite gestaltet ist. Weitere Aufgaben für eine virtuelle Assistenz sind die Erstellung von Landingpages, Konkurrenz-Analysen und Google Analytics Auswertungen.

Wer kann virtueller Assistent werden?

Prinzipiell kann jeder als virtuelle Assistenz arbeiten, der über einen Laptop und eine Internetverbindung verfügt. Zusätzlich solltest du die Leistungen, die du anbieten kannst und möchtest klar herausarbeiten.

Am erfolgreichsten ist es sich auf eine Nische zu konzentrieren, in der du besonders gut bist oder in welcher du deine Fähigkeiten nach und nach immer mehr ausbaust. Es gibt verschiedene Facebook Gruppen, Podcasts oder auch Agenturen zur Vermittlung von Jobs für virtuelle Assistenten.

Eine bestimmte Aus- oder Weiterbildung wird nicht benötigt, jedoch solltest du in jedem Fall sicher im Umgang mit dem Laptop und den gängigen Office- und Projektmanagement-Anwendungen sein.

Die Menge und die Bezahlung der Aufträge hängen von deinen Kompetenzen ab, es kommt jedoch auch vor, dass Kunden die virtuelle Assistenz in bestimmte Tätigkeiten einarbeiten.

Muss ich als virtueller Assistent ein Gewerbe anmelden?

In den meisten Fällen wirst du als virtueller Assistent um eine Gewerbeanmeldung nicht herumkommen. In Deutschland musst du ein Gewerbe anmelden, sobald du eine gewerbliche Tätigkeit, also eine wiederholende Tätigkeit mit der Intention Geld zu verdienen, selbstständig ausführst. Dies ist im Bereich der virtuellen Assistenz meist gegeben.

Ausnahmen gibt es für Tätigkeiten, die als „freiberuflich“ eingestuft werden, wie zum Beispiel Übersetzungen, schriftstellerische oder journalistische Tätigkeiten. In diesen Fällen muss kein Gewerbe angemeldet werden.

Um als Freiberufler zu gelten, müssen jedoch wirklich alle Tätigkeiten als freiberuflich eingestuft werden, was bei der Vielseitigkeit der Aufgaben eines virtuellen Assistenten schwierig und einschränkend ist. Am besten kümmerst du dich also bereits vor deiner ersten Auftragsannahme als virtuelle Assistenz um einen Gewerbeschein.

Bis zu einem Jahresumsatz von 22.000 Euro bist du als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit. Liegt dein Verdienst darüber, musst du auf deinen Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen.

Wie viel verdient ein Virtueller Assistent?

Der Verdienst hängt von der Erfahrung und der angebotenen Leistung ab. Meistens wird auf Stundenbasis abgerechnet, es können jedoch auch Paketpreise oder Pauschalen verwendet werden.

Als Einstiegsrate für eine virtuelle Assistenz ohne viel Erfahrung wird ungefähr 25 € pro Stunde empfohlen. Je nach Fähigkeiten, Referenzen und Erfahrung kann der Stundensatz aber auch deutlich höher liegen. Außerdem hängt der Verdienst stark davon ab welche und wie viele Aufträge als virtuelle Assistenz du annimmst.

Wo findet man die richtigen Jobs?

Gerade am Anfang deiner Karriere als virtuelle Assistenz werden dir die neuen Kunden nicht die Türen einrennen. Du musst dir zunächst einen Namen und eine Reputation sowie ein Netzwerk aufbauen.

Sobald du die ersten Jobs erfolgreich abgeschlossen hast, werden mehr und mehr Interessenten hinzukommen und vielleicht wirst du von einem Kunden für mehrere Jobs engagiert. So baust du dir Stammkunden und Referenzen auf, die dir helfen ein stetiges Einkommen aufzubauen.

Um Jobs im Bereich virtuelle Assistenz zu finden, gibt es viele Möglichkeiten. Folgende Tipps können dir dabei helfen die richtigen Jobs und Kunden zu finden:

Freelancing Seiten

Es gibt verschiedene Portale und Vermittler, die Auftraggeber und virtuelle Assistenten zusammenbringen. Außerdem gibt es Agenturen, die die Kundenakquise für dich übernehmen und dir je nach Leistungen und Qualifikationen passende Jobangebote als virtuelle Assistenz heraussuchen.

Agenturen und Portale eignen sich für den Einstieg gut, um Erfahrungen zu sammeln und Referenzen aufzubauen. Auf der anderen Seite möchten diese Vermittler an dem generierten Umsatz mitverdienen und verlangen Mitgliedsbeiträge oder einen Teil deines Stundenlohns. Beispiele für Portale sind:

Social Media

Social Media Plattformen können ebenfalls sehr hilfreich sein, um Kontakte zu knüpfen, Jobs zu finden und Erfahrungen auszutauschen. Bei Facebook gibt es diverse Gruppen zu virtueller Assistenz generell und zu Spezialthemen im Bereich der virtuellen Assistenz.

Du kannst dir auch eine eigene Facebook Business Seite erstellen, mit welcher du dich in Gruppen und bei potenziellen Auftraggebern als virtuelle Assistenz vorstellen kannst. Auch Instagram bietet dir die Möglichkeit ein öffentliches Unternehmensprofil zu erstellen. Durch regelmäßige Posts kannst du auf deine Dienstleistungen aufmerksam machen, deine Bekanntheit steigern und neue Kunden gewinnen.

Das gefragteste Portal für virtuelle Assistenz ist jedoch LinkedIn. Die Business-Plattform erleichtert es ungemein potenzielle Kunden zu finden und genau die Interessenten anzusprechen, die Fähigkeiten und Qualifikationen wie deine suchen.

Direkter Firmenkontakt

Durch Kontakte in Unternehmen, beispielsweise durch frühere Anstellungen oder durch Freunde, Familie und Bekannte, kannst du auch direkt auf potenzielle Auftraggeber zugehen. Indem du möglichst vielen Menschen in deinem Umfeld von deiner Tätigkeit als virtuelle Assistenz erzählst, ergeben sich Jobmöglichkeiten und neue Kontakte.

Job Ausschreibungen

Auch auf den einschlägigen Jobportalen wie Indeed oder Stepstone gibt es mittlerweile viele Ausschreibungen für virtuelle Assistenten. Der Vorteil ist, dass du so ohne großen Aufwand an potenzielle Auftraggeber gelangst.

Allerdings bewerben sich auf diese Ausschreibungen meist viele Leute und die Aufgabengebiete sind nicht sehr spezifisch. Sobald du dir einen eigenen Kundenstamm aufgebaut hast, werden Job Ausschreibungen immer unwichtiger, da sich die Kunden direkt mit Anfragen an dich wenden.

Mit der eigenen Internetseite auf sich aufmerksam machen

Eine eigene Webseite bedeutet zwar etwas Aufwand, wirkt jedoch sehr professionell und demonstriert zugleich bereits deine Web-Design und WordPress Fähigkeiten. Deine eigene Seite ist wie eine digitale Visitenkarte, um potenzielle Kunden von dir zu überzeugen.

Durch Blogartikel oder die Verwendung von bestimmten Keywords verbesserst du dein Suchmaschinen-Ranking und lockst mehr Interessenten auf deine Seite.

Vor- und Nachteile der Arbeit als virtueller Assistent

Sowohl für Kunden als auch für Selbstständige bietet die Arbeit als virtueller Assistent viele Vorteile. Jedoch müssen einige Punkte bedacht werden, die eine Selbstständigkeit und eine virtuelle Tätigkeit mit sich bringen.

Vorteile

  • Du kannst ortsunabhängig arbeiten
  • Du kannst dir deine Arbeitszeit frei einteilen
  • Vielseitigkeit der Aufgaben und Auftraggeber

Nachteile

  • Kein Kollegen-/Team-Gefühl
  • Keine Büro-Räumlichkeiten
  • Bezahlung je nach Auftragslage
  • Keine Krankheits- und Urlaubstage

Werde Virtueller Assistent und arbeite von zu Hause

Die digitale Unternehmerwelt bietet eine Vielzahl von Möglichleiten und Tätigkeitsbereichen. Als virtuelle Assistenz kannst du dir genau die Aufgaben herauspicken, welche dir gut liegen und dir Spaß machen.

Du kannst selbst entscheiden, welche Aufträge du annimmst und mit welchen Kunden du gerne zusammenarbeiten möchtest und bist dabei noch in deiner Zeitgestaltung völlig flexibel.

Außerdem bist du zum Arbeiten nicht an einen bestimmten Ort gebunden, sondern kann deine Aufgaben von überall erledigen.

Durch die Vielseitigkeit, die der Job als virtuelle Assistenz mit sich bringt, wird er nicht langweilig und bietet viele Chancen zur Weiterbildung und zur Entdeckung neuer Dinge.

Zwar muss am Anfang einiges an Zeit investiert werden, um sich ein Netzwerk und eigene Kunden aufzubauen, wenn du jedoch Stammkunden und immer wiederkehrende Beauftragungen gewonnen hast, wird dieser Akquisitionsaufwand geringer werden. Die Nachfrage von Unternehmen, bestimmte Tätigkeiten auszulagern ist groß und wächst weiter, sodass ein selbstständiges Arbeiten als virtuelle Assistenz gute Perspektiven und Chancen bietet.

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Autor:

Gabriel Dulian

Gabriel Dulian

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